Rykke kunder - På den gode måde

Hvorfor Er Det Vigtigt Med En God Procedure For At Rykke Kunder?

Det er vigtigt at rykke kunder med det samme, for at sikre at man får sine penge ind. Jo hurtigere man reagerer på en manglende betaling, des større er chancen for at kunne få pengene ind uden brug af inkassobureauer.

Det viser en større professionalisme og at man har styr sine ting, at man reagerer hurtigt ved manglende betaling.

Men hvordan sætter man så en god rykkerprocedure op?
Først og fremmest skal man have styr på reglerne omkring det.
Derefter skal man ind i en god rytme i sit bogholderi og rykning af kunder.

Lidt Om Reglerne For At Rykke Kunder

Hvis det mod forventning ikke skulle lykkes, at man selv inddriver pengene fra sine kunder, så er det vigtigt, at have overholdt nogle ting i ens rykkerprocedure for at kunne sende sagen direkte videre til inkasso – og for at det overhovedet er juridisk gældende.

De fleste økonomisystemer, der er sat korrekt op, sørger for at de fleste af kravene bliver overholdt – Det er dog altid dit eget ansvar at rykkerbrevet eller påmindelsen som minimum indeholder:

  • Kundens navn og adresse
  • Fakturanummer og beløb incl. moms på det, der ikke er betalt
  • Evt. renter og rentesats
    Her er det vigtigt, at man ikke tillægger en rentesats, der overskrider den lovbestemte morarente plus Nationalbankens udlånsrente (se den aktuelle sats på Morarenten herog den aktuelle sats på Udlånsrenten her)
  • Betalingsfrist på minimum 10 dage – hvis du vil sætte rykkergebyr på
    Det er vigtigt, at man på rykkeren skriver “Betaling senest ti dage fra dags dato” og at der i modsat fald vil påløbe yderligere omkostninger
  • Inkassovarsel
    På sidste rykker (typisk den tredje) skal man derudover informere kunden om, at ved manglende betaling vil kravet uden yderligere varsel blive overgivet til inkasso.

Når man har formalia på plads kan man roligt fokusere på at få sat en god process for rykning af kunder op.

Den Gode Rykkerprocedure

Hvad er så en god rykkerprocedure?
Jeg har god erfaring med nedenstående måde at rykke kunder på, da den starter blidt ud og dermed kan bevare det gode kundeforhold. Den kræver dog at man har sine banker bogført op hver uge.

Send kontoudtog ud hver måned
På den måde kan dine kunder reagere, hvis de mangler en faktura eller hvis de har andre kommentarer eller spørgsmål til fakturaen.

Ryk dine kunder én gang om ugen
Da man altid bør give kunden en frist på 10 dage, vil det naturligvis ikke være de samme kunder, der bliver rykket hver uge. Men at rykke kunder ugentligt gør at man kommer ind i en rigtig god rytme, hvor man reagerer hurtigt på manglende betalinger.

  1. Send først en venlig påmindelse (1. rykker)
    Det er helt ok at sætte renter og rykkergebyr på denne påmindelse, da det trods alt er forbundet med ekstra tidsforbrug, at man er nødt til at rykke sine kunder
  2. Ring ud til kunden efter første rykker
    Ugen efter man har sendt en venlig påmindelse er det en god idé at ringe til kunden for at følge op på den manglende betaling. Dermed kan man få en god dialog omkring det.
    I mange tilfælde er det en ren forglemmelse, at kunden ikke har betalt, og så virker det mindre dramatisk at man bliver ringet op, end at modtage inkassovarsel.
    Hvis kunden har udfordringer ved at betale hele beløbet, kan man ved en opringning stille og roligt få aftalt en eventuel afdragsordning med kunden. Dette vil kunden i mange tilfælde opfatte som god service fra dig, som leverandør.
  3. Send 2. rykker
    Jeg ville altid sætte både renter og rykkergebyr på, da vi nu både har sendt kontoudtog, en venlig påmindelse OG har haft en snak med kunden om den manglende betaling.
    I de fleste tilfælde ville jeg vælge at sætte inkassovarsel på anden rykker, da man så herefter har mulighed for at sende kravet til et inkassobureau – og de vil kunne starte sagen op med det samme uden først selv at skulle sende et inkassovarsel.
  4. Send 3. rykker
    Denne ville jeg ofte udelade, hvis man har en aftale med et inkassobureau. Med en ugentlig rykning og minimum 10 dages frist på begge foregående rykkere/påmindelser, er vi nu oppe på næsten en måned efter 1. rykker blev sendt ud – derudover har man haft dialog med kunden og der burde allerede enten være indbetalt eller indgået en aftale om afdrag.
    Sender man 3. rykker er man derfor oppe på minimum 38 dage før man får sagen sendt videre til inkasso. Men du kender bedst dine kunder, og vælger du at sende 3. rykker, så sæt altid renter, rykkegebyr og inkassovarsel på.
  5. Send sagen til inkasso
    Er beløbet ikke indbetalt 10 dage efter anden eller tredje rykker, så er det desværre tid til at lade et inkassofirma eller advokat overtage rykningen.
    Men min erfaring siger mig, at langt de fleste almindelige kunder har betalt inden man når så langt – da man har været hurtig på aftrækkeren og har skabt en god dialog med kunden, når man ringer ud.
Bjørg Larsen, Selvstændig bogholder med stor erfaring i at rykke kunder Jeg har fra mit arbejdsliv stor erfaring med at rykke kunder. Jeg har i flere år haft ansvar for at sætte rykkerprocedure op og evnet at skabe en god dialog med langt de fleste af de kunder, jeg har skullet rykke. Hvis du har brug for assistance med at få rykket dine kunder, er du velkommen til at kontakte mig pr. telefon på 26350175 eller pr. mail på Kontakt@BjorgsBogforing.dk

Kan Jeg Hjælpe Dig Med At Rykke Kunder?

Nogengange er det en lettelse at have en anden til at rykke sine kunder.
Dels fordi det kan være for tidskrævende at gøre selv ved siden af de daglige opgaver, i firmaet, hvis man skal holde kadencen med at rykke hver uge.
Men også dels fordi det man føler at man nemmere opretholder det gode kundeforhold i arbejdet for kunden, når man ikke selv er den, der ringer op og rykker for betaling.

Se eventuelt mine priser her.

Brug for en bogholder ?

Kontakt mig for en snak om hvad jeg kan gøre for dit firma

100% uforpligtende

Kontaktformular